O que é dashboard? Você sabia que o termo (painel de controle), usado hoje nos negócios, tem origem nos automóveis? A relação é coerente, já que tanto em um carro quanto em um negócio é preciso estar ciente de tudo que está acontecendo — em todas as partes — para garantir que nada dê errado e a chegada no destino final aconteça.

Se você quer saber instantaneamente quão bem uma campanha de marketing, um projeto ou um negócio está desempenhando, não adianta ficar analisando milhares de planilhas e levar uma semana para ter uma visão geral do cenário. O ideal é usar um dashboard.

Eles são excelentes instrumentos visuais que auxiliam de forma rápida e concreta os processos de tomada de decisão. Por meio da coleta e análise de dados você consegue saber o que e quando algo está acontecendo.

Você sabe o que é um dashboard e para que ele serve? Confira a seguir o guia definitivo sobre essa tecnologia!

O que é dashboard?

Um dashboard é uma ferramenta de gestão da informação que ajuda no acompanhamento e exibição de indicadores chave de performance (KPIs), métricas e dados que indicam a saúde de um negócio, setor ou processo.

Eles são customizáveis para atender às demandas específicas de cada empresa e suas áreas. Para que um dashboard funcione de forma efetiva ele precisa estar conectado aos servidores de arquivos da instituição.

Todas informações que parecem confusas, se olhadas isoladamente, são entregues em gráficos, tabelas e imagens de forma simples e que possibilita a tomada de ação.

Para que serve o dashboard?

É a forma mais eficiente de acompanhar múltiplas fontes de dados, já que fornece, em tempo real e em um único local, todas as informações necessárias para averiguar o desempenho de uma empresa.

Como os dados são exibidos em tempo real, não são necessárias longas horas para interpretar todos os indicadores e o tempo de comunicação dos resultados é mais curto e eficiente.

Como um dashboard funciona?

Nem todo mundo usa os dashboards da mesma forma. Cada negócio cria a ferramenta de acordo com os objetivos e propósitos definidos pela equipe de gestão e tecnologia. A construção dessa importante peça de uma empresa é feita a partir das perguntas que precisam ser respondidas para acompanhamento de performance.

Os melhores dashboards de dados respondem às perguntas dos negócios que precisam de respostas. Eles são desenvolvidos para análises rápidas e atenção a informações importantes.

Alguns exemplos de perguntas que podem guiar a construção de um bom dashboard são:

  • Qual é a taxa rápida (índice de liquidez) da sua empresa? A taxa está em um bom nível?
  • Quantas ligações o call center fez essa semana? Foram mais ou menos do que semana passada?
  • Quais são os principais produtos que geram receita para o time de vendas? Onde estão as oportunidades?
  • Quais são as fontes de tráfego para o site? Houve crescimento?
  • Como estão as conversões do funil do marketing? Esse quarter foi melhor ou pior do que o trimestre passado?

As perguntas que o dashboard responderá depende da indústria, departamento, processo ou negócio que demanda a sua construção. Um desses para um time de marketing será bem diferente do de um para uma equipe de recursos humanos. Assim como o da diretoria terá critérios bem diferentes do disponível para o time de operação.

Quais são os benefícios do dashboard?

O principal motivo para usar um painel de controle de dados é acessar, interagir e analisar dados atualizados em tempo real para poder tomar melhores decisões embasadas em informações confiáveis. Os principais benefícios de um bom dashboard são:

  • aumentar a eficiência com rápido acesso a BI (Business Intelligence): eles tornam os dados acessíveis, de forma que seja fácil agir com relação a eles;
  • melhora o processo de tomada de decisão: pois, fica mais fácil analisar os dados com mais robustez e velocidade — o processo se torna mais intuitivo e o desempenho mais fácil de observar;
  • melhora o alinhamento entre as áreas da empresa: a sinergia entre os times faz com que o negócio aumente a tração e adquira melhor vantagem competitiva;
  • os dados ficam visíveis onde quer que você vá: por meio de uma aplicação mobile você leva as informações por todos os lugares em que fizer uma reunião de negócios.

Quais são os diferentes tipos de dashboard?

Existem quatro tipos: analítico, tático, estratégico e operacional. Eles são recomendados para diferentes necessidades. Entenda melhor sobre cada um deles a seguir.

Dashboard analítico

Esse dashboard é usado para ajudar a identificar tendências e padrões de comportamento. Por meio de informações detalhadas, ele ajuda a avaliar se processos ou projetos estão evoluindo de acordo com o esperado.

É uma excelente forma de mensurar imediatamente os impactos causados por cada ação tomada. Assim, fica mais fácil ajustar as estratégias de forma que os objetivos empresariais sejam conquistados.

Dashboard tático

É um painel para o time de gestão. Os dados exibidos servem para ajudar no processo de tomada de decisão que visa atingir objetivos no médio prazo. As informações dispostas no painel são de controle dos cargos de gerência.

Dashboard estratégico

É o painel para a diretoria. Ou seja, os cargos de alta gestão. Ajuda no processo de tomada de decisão de objetivos de longo prazo. As informações devem estar disponíveis para todos os colaboradores visando engajamento. Dados financeiros, resultados das metas, desempenho das áreas e da empresa como um todo costumam estar nesse dashboard.

Dashboard operacional

É o painel de controle para o time de operações. Ele exibirá métricas que ajudam a acompanhar erros e falhas nos processos de um negócio. Um exemplo seria o de uma empresa de transportes que precisa acompanhar a quantidade de entregas feitas, o tempo médio de duração de cada entrega, a quantidade de atrasos e o número de entregas em andamento.

Outro exemplo muito comum é o dashboard para times de Customer Success. Nele é possível encontrar o número de calls feitas por cada analista, o NPS (métrica de satisfação do cliente), chamados críticos acumulados, e sobrecarga dos analistas de atendimento.

Afinal, como criar o dashboard?

A seguir serão apresentadas diversas dicas essenciais para a hora da criação do seu dashboard. Acompanhe!

Defina o público-alvo

Diferentes pessoas em uma empresa precisam de diferentes informações em um dashboard. É preciso muito cuidado para que ele não se torne uma miscelânea de dados que ninguém entende. Se isso acontecer ele será uma ferramenta sem utilidade.

A primeira etapa para a construção de um bom dashboard é definir com clareza quem vai utilizá-lo. Os melhores painéis de controle são aqueles feitos com um único tipo de usuário em mente.

É importante garantir que em todas as telas do dashboard a audiência alvo encontre informações que são relevantes para ela. É muito comum que essa etapa seja esquecida e o dashboard acabe se tornando uma confusão de dados que não ajuda ninguém.

Uma boa forma para entender o público-alvo é analisar quais são as tarefas diárias essenciais executadas pelas pessoas que acessarão o dashboard. Essa é uma ótima metodologia para entender o papel da pessoa na empresa.

O intuito é ser bem específico com essa abordagem. A rotina de um vendedor que precisa correr atrás dos seus leads é bem diferente da rotina de um vendedor que recebe os leads quentes de um time de pré-venda, por exemplo. Essas distinções são fundamentais para identificar quais são os KPI’s que precisam estar no painel de controle.

Só comece a construir o dashboard após ter mapeado pelo menos três das atividades diárias de cada uma das pessoas que precisarão acessar a ferramenta.

Tenha sempre as seguintes perguntas em mente ao começar a desenvolver um dashboard:

  • Quais são os objetivos que o usuário do dashboard quer atingir?
  • Quais KPIs que, ao serem mensurados, ajudarão no atingimento dos objetivos?
  • Qual é a forma atual de acompanhar os indicadores e métricas?
  • Quais são os dados que você não consegue acessar de maneira rápida e fácil?

Escolha o tipo de dashboard

Como citado acima, existem quatro tipos de dashboard. O analítico, o tático, o estratégico e o operacional. Cada um deles serve para um determinado propósito. É importante que, desde as fases iniciais de desenvolvimento, estejam bem claras quais são as respostas que o painel de controle dará.

Organize as informações de forma lógica

Um dashboard bem desenhado permite que as informações sejam exibidas de forma lógica e em grupos bem definidos. Por exemplo: se o painel inclui os indicadores financeiros e o pipeline de vendas, é preciso que os dados financeiros estejam próximos uns dos outros e os dados do time de vendas agrupados em uma outra tela em um espaço individual.

Uma boa forma de subdividir os dados é a seguinte:

  • dados de produto;
  • dados de marketing e vendas;
  • dados financeiros;
  • dados relativos à área de recursos humanos.

Geralmente no canto superior esquerdo da tela fica o logo da empresa. Apesar de ser uma prática comum, ela não é a mais recomendada.

A região superior é uma das partes mais importantes da tela, principalmente na cultura ocidental em que se lê de cima para baixo e da esquerda para direita. Por isso, o ideal é que os olhos já encontrem uma informação importante assim que se inicia a jornada pelo dashboard.

Escolha dados relevantes para o usuário alvo

É preciso identificar qual é o escopo de interesse dos dados exibidos. Identifique se quem consumirá o conteúdo é:

  • toda a empresa;
  • alguns departamentos;
  • gestores;
  • analistas.

Entenda quem é o público-alvo e qual é o escopo de trabalho dele. Por exemplo: em uma pequena empresa, um dashboard executivo incluirá indicadores de todos os departamentos. Já em uma empresa grande, cada departamento terá o seu próprio painel de controle executivo. Essas nuances fazem muita diferença na hora de planejar e criar a ferramenta.

Apresente apenas métricas relevantes

Dashboards podem ser confusos e tumultuados de informações. Quanto maior for a quantidade de dados, maior é a chance de que o foco nas mensagens importantes seja perdido.

É essencial que ele não esteja nem abarrotado de dados inúteis e nem repleto de dados importantes em uma disposição errada. Em ambas as situações a sua usabilidade estará prejudicada.

Cada tipo de dashboard exige uma quantidade diferente de dados. Enquanto um painel executivo pode estar completo com apenas seis informações, um operacional pode precisar de mais de 20 dados distintos.

Não há uma regra específica. O importante é ter a certeza de que tudo que for exibido seja relevante é útil. Não coloque um gráfico só porque você sabe como fazer, ou porque sobrou espaço.

Preocupe-se com a atualização dos dados

Garanta que o dashboard esteja sendo atualizado no intervalo correto de tempo. Essa preocupação pode garantir que você não gaste mais tempo do que precisa no desenvolvimento de um painel que exiba dados em tempo real, quando a necessidade é a de um feed que atualize semanalmente.

Defina se você quer um painel de controle atualizado:

  • em tempo real;
  • por hora;
  • por dia;
  • por semana;
  • por mês;
  • por bimestre, trimestre ou semestre.

Via de regra, os dashboard operacionais são atualizados em tempo real, já os estratégicos precisam ser atualizados com menor frequência.

Faça benchmarks

Durante o processo de desenvolvimento de um dashboard é muito importante conversar com empresas complementares, ou seja, que não são concorrentes diretos, para analisar como eles estão visualizando os dados táticos, estratégicos e operacionais.

Na conversa tente fazer as seguintes perguntas:

  • Quais são os gráficos usados por vocês?
  • Como são divididas as informações?
  • Como vocês customizam as telas?
  • Como são os dashboards para cada setor da empresa?

Facilite a vida dos desenvolvedores

Dê uma olhada nas opções de gráficos open source que existem no mercado. Elas podem ser customizadas e tornarão o trabalho dos desenvolvedores do dashboard mais fácil e assertivo. Mesmo que não seja usada a opção de modelos open source, é interessante explorar as opções para que elas inspirem o processo de desenvolvimento.

Alguns exemplos são:

É importante ter em mente que as primeiras versões podem apresentar alguns bugs, as famosas falhas de sistema. Por isso, lance para apenas alguns membros da empresa uma primeira versão beta para que posteriormente ela seja aprimorada e disponibilizada para todos os colaboradores.

Quais dicas seguir ao criar um dashboard?

Confira a seguir 14 dicas para criar um bom dashboard:

  1. um bom dashboard é aquele que apresenta informações que permitam o usuário agir com relação a elas;
  2. ajuda o usuário a compreender, analisar e apresentar insights valiosos;
  3. são customizáveis — ou seja, diferentes papéis com distintas permissões podem adaptar o dashboard de forma a se adequar às suas necessidades individuais;
  4. apesar do espaço limitado, apresentam todas as informações de forma clara e espaçosa;
  5. apresentam um visual consistente e adaptável aos mais diversos devices (pc, tablets, smartphones);
  6. apresentam primeiro as informações principais;
  7. fontes de até 18 pixels são recomendadas;
  8. prefira alinhamento central;
  9. cores chamativas, ou que contrastem com a paleta dominante, devem ser usadas para destaque;
  10. use funcionalidades drag and drop (arrastar e largar);
  11. use gráficos na medida certa — geralmente menos é mais;
  12. cuidado com os ícones, eles precisam ser familiares e facilmente reconhecíveis — por exemplo, todo mundo sabe que uma lata de lixo é usada para deletar alguma coisa e uma lupa para busca algo;
  13. use no máximo duas fontes;
  14. cuidado com as cores, pois o significado delas não pode ser ignorado — pense em um sinaleira: verde é “siga em frente”, vermelho é “pare” e amarelo é “cuidado”, em um dashboard os significados são similares.

O que destacar em um dashboard?

É preciso destacar toda e qualquer informação que possibilite ao usuário uma tomada de decisão consciente. Por isso, é preciso muito cuidado para não deixar o dashboard poluído, prejudicando o discernimento de quem utiliza o painel.

Além de saber o que destacar, é preciso pensar em como a informação será entregue. Lembre-se de que a decisão precisa ser tomada rapidamente e que nem sempre um gráfico ajudará mais do que um texto.

Há uma regra que diz que se o dado exibido precisa mais de 15 segundos para ser interpretado, significa que existe uma melhor forma de entregar a informação para o público-alvo.

Os gráficos são importantes?

Uma das perguntas essenciais que não pode ficar sem resposta é: como construir um dashboard que exiba da melhor maneira possível os KPIs necessários? A escolha dos gráficos tem relação direta com a efetividade do dashboard. Por isso, atente aos modelos possíveis e suas características.

Gráficos em barra

Um dos maiores erros com relação a gráficos é o exagero. Por isso, os em barra são sempre uma ótima escolha. Eles são uma forma simples e efetiva de mostrar tendências, dados comparativos e análises de corte.

Gráficos em pizza

São gráficos controversos. Especialistas costumam dizer que eles nunca devem ser usados e que exagerar no uso de gráficos em pizza pode arruinar um dashboard. Contudo, eles são úteis quando utilizados corretamente. O uso mais recomendado é para representar porções de um todo, quando o total dos números for 100%.

Gráficos em linha

É um modelo efetivo composto por uma série de pontos de dados conectados por uma linha. São ótimos para mostrar variações ao longo do tempo e tendências.

Tabelas

São ótimas para informações detalhadas e com diferentes unidades de medida. Esses são dados difíceis de representar em gráficos ou quadros.

Gráfico de calibre

É uma ótima opção para exibir um valor que tenha uma meta mínima e outra máxima. Ele exibe a variação desse valor com relação ao seu indicador.

É importante capacitar os usuários?

Aprender algo novo no trabalho, ou até mesmo na vida, é desafiador. O processo pode ser cansativo, desgastante, demorado e confuso. Porém, todas essas resistências devem ser ultrapassadas a partir da certeza de que um dashboard, que substitua um acompanhamento de indicadores manual, facilitará o dia a dia na empresa.

Para garantir que todos os funcionários se engajem com o sistema e o usem da melhor forma possível é importante investir em treinamentos e capacitações. Independentemente de o software ter sido construído in house ou por uma empresa terceirizada, é importante que os técnicos e gerentes que participaram do desenvolvimento da ferramenta ajudem na sua implementação.

Algumas dicas para potencializar o engajamento e uso da ferramenta de acompanhamento são:

  • explicar para todos usuários as funcionalidades e benefícios do dashboard;
  • deixar claro que ele não será usado para mensurar cada pessoa individualmente, mas sim a área, processos e a empresas como um todo;
  • identificar padrões de comportamento (quais usuários que estão mais usando, que ficam mais tempo sem logar, quais estão trazendo soluções inovadoras a partir da análise dos dados exibidos no painel etc).

Como escolher o melhor software de dashboard?

  1. Identifique todas as informações que você precisa que estejam disponíveis no dashboard.
  2. Veja quantas pessoas na sua empresa precisarão de acesso ao sistema.
  3. Escolha em quais aplicativos você quer acessar o painel de controle (pc, celular, tablet).
  4. Faça testes gratuitos e use por um tempo diversas soluções até você encontrar a que mais atende às necessidades da sua empresa, área ou setor.

Uma coisa é certa. Não importa se você é um CEO, gestor de marketing, diretor financeiro ou gerente de projetos. Ter acesso a dados em tempo real é um dos momentos mais marcantes para a saúde e longevidade de um negócio.

Qual é a conclusão sobre o uso de dashboards?

Faça:

  • crie dashboards que foquem na necessidade do público-alvo;
  • mantenha-o o mais limpo, simples e claro possível;
  • ele precisa ser melhor do que a forma anteriormente usada para acompanhar os indicadores;
  • use conceitos de storytelling para criar o painel de controle.

Não faça:

  • não abarrote o painel com muitos dados, essa é a regra principal — dados demais = difícil de usar = perda de tempo;
  • não use cores que sejam muito parecidas com a cor principal do painel para destacar dados relevantes;
  • não crie um dashboard que sirva para todo mundo — é impossível;
  • evite o uso de gráficos em pizza.

Quase toda empresa pode se beneficiar de um dashboard, seja ele estratégico, tático, operacional ou analítico. Mais do que saber o que é, é preciso usá-lo e implementá-lo o quanto antes na organização.

Os benefícios são claros: transparência e acesso a dados. Ajuda no processo de tomada de decisão e torna o status da empresa visível para todo mundo, o que é ótimo para a accountability do negócio.

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Adonis Batista

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